System, na którym firma pracuje od lat, obsługuje żywy proces: sprzedaż, rozliczenia, zgłoszenia od klientów. Nie ma dnia, w którym można go wyłączyć, ani pozycji w budżecie, która mówiłaby, ile kosztuje kolejny rok jego utrzymania. Licencje są w jednej linii, etaty w drugiej, ręczna praca wokół systemu w żadnej. Decyzja o przepisaniu zapada więc zwykle, gdy system sam ją wymusi: producent kończy wsparcie albo odchodzi jedyna osoba, która zna kod. Da się ją podjąć wcześniej.
Z czego składa się roczny koszt starego systemu
Rachunek za kolejny rok ma pięć składników.
- Licencje i infrastruktura. Opłaty za oprogramowanie, serwery albo chmurę, wsparcie producenta, umowy na wersje, których producent już nie rozwija.
- Ludzie, którzy go znają. Czas administratorów, programistów i pracowników, którzy jako jedyni potrafią wyjaśnić, dlaczego system zrobił to, co zrobił.
- Obejścia i ręczna praca wokół niego. Arkusze, w których ktoś uzgadnia dane między dwoma systemami, raporty składane ręcznie, zgłoszenia przepisywane z poczty. Każda z osobna jest mała, dlatego nie trafia do żadnego zestawienia.
- Koszt zmian, których nie da się zrobić. Nowy kanał sprzedaży, nowy cennik, połączenie z systemem partnera: jeśli stary system tego nie przyjmie, firma płaci ręczną obsługą albo rezygnacją z przychodu. Tej pozycji zwykle nie ma w żadnym rachunku.
- Ryzyko odejścia osoby, która go zna. Jeśli reguły, według których system naprawdę działa, siedzą w kodzie i w głowie jednej osoby, jej odejście zamienia utrzymanie w śledztwo. Koszt: czas odtworzenia tej wiedzy razy prawdopodobieństwo, że w tym roku będzie to konieczne.
Jak postawić obok siebie dwa rachunki
Roczny koszt to punkt wyjścia, a porównanie ma sens na kilku latach: przepisanie jest wydatkiem jednorazowym, utrzymanie wraca co roku. Rozsądny okres to trzy lata; przy dłuższym założenia o cenach i ludziach tracą wiarygodność.
Rachunek pierwszy: suma pięciu składników razy trzy, z poprawką na zapowiedziane zdarzenia (koniec wsparcia, podwyżka licencji, odejście). Rachunek drugi: koszt przepisania, okres, w którym oba systemy pracują równolegle (wtedy płacisz za dwa), i utrzymanie nowego systemu przez pozostałe lata: zespół, infrastruktura, licencje.
Nieznaną pozycję wpisz jako przedział i policz oba warianty. Ten sam wynik przy obu końcach przedziału jest decyzją. Wynik zależny od założenia mówi, którą pozycję zmierzyć przed podpisaniem oferty.
Trzy sygnały, że czas przepisać, i dwa, że jeszcze nie
Czas przepisać, gdy:
- Zmiana wymagana przez rynek albo przepis jest w starym systemie niewykonalna albo kosztuje tyle, co nowy moduł. Czwarta pozycja rachunku staje się widoczna.
- Wiedza o regułach działania systemu jest w jednej lub dwóch osobach, a dokumentacja opisuje wersję sprzed lat. Piąta pozycja ma wtedy realną datę.
- Praca ręczna wokół systemu rośnie co roku: kolejny arkusz, kolejny etat na uzgadnianie danych. Firma już płaci za nowy system, w etatach.
Jeszcze nie, gdy:
- Problemem jest jeden moduł albo jedno połączenie z innym systemem, a rdzeń obsługuje proces bez obejść. Wymiana jednego elementu kosztuje ułamek przepisania i daje czas na resztę.
- Firma planuje w ciągu roku zmianę samego procesu: fuzję, nowy model sprzedaży, reorganizację. Przepisany system odtworzy proces, który zaraz przestanie istnieć. Najpierw proces, potem system.
Jak przepisać bez zatrzymania procesu
Sprzedaż, rozliczenia i obsługa zgłoszeń idą dalej przez cały projekt, a okno na przełączenie, jeśli w ogóle istnieje, jest krótkie.
Nowy system powstaje obok starego i od pierwszego dnia pracuje na żywych danych, początkowo w trybie odczytu: widzi to samo, co stary, i pokazuje, czy liczy tak samo. Rozbieżności wychodzą, zanim cokolwiek od nowego systemu zależy.
Przełączanie idzie proces po procesie: najpierw ten, w którym błąd jest najtańszy i najszybciej widoczny, na przykład raportowanie, potem obsługa zgłoszeń, na końcu rozliczenia. Każdy proces ma dzień przełączenia, osobę, która o nim decyduje, i sposób powrotu do starego systemu, jeśli pierwszy tydzień pokaże błąd. Przełączenie wszystkiego naraz nie ma tej drogi powrotu.
Przejęcie wiedzy od ludzi, którzy znają stary system, zaczyna się przed pierwszą linią kodu. Reguły z programu i z głów trzeba spisać jako listę przypadków: co system robi z fakturą korygującą, ze zgłoszeniem bez numeru klienta, z płatnością w innej walucie. Ta lista jest później zestawem testów dla nowego systemu i dowodem, że niczego nie zgubił. Osoby z zespołu prowadziły prace przy systemach, które już działały: przebudowę monitoringu infrastruktury pod kątem skalowalności (żeby obsłużył rosnącą sieć) i przeniesienie systemu obiegu pracy do chmury. Budowały też system ERP (finanse i operacje firmy) z automatyzacją windykacji.
Czego wymagać od wykonawcy
Zanim zaczniesz porównywać ceny, oferta powinna opisywać pięć rzeczy.
- Zakres. Lista procesów, które nowy system przejmuje, i tych, które zostają w starym albo znikają, z osobą po Twojej stronie, która potwierdza, że lista jest pełna.
- Kolejność etapów. Który proces przełącza się pierwszy i dlaczego, co jest gotowe po każdym etapie i z czego można już korzystać.
- Co dzieje się z danymi. Skąd nowy system bierze dane, jak długo oba pracują równolegle, kto uzgadnia rozbieżności i co z historią, której nowy nie przenosi.
- Przejęcie wiedzy. Kto po stronie wykonawcy rozmawia z osobami, które znają stary system, kiedy i w jakiej formie powstaje spis reguł.
- Kto utrzymuje po starcie. Konkretne osoby, czas reakcji, koszt roczny i sposób przekazania systemu Twoim ludziom, jeśli zdecydujesz się przejąć utrzymanie. Bez tej pozycji rachunek drugi jest zaniżony.
Pierwszym krokiem jest analiza: spis tego, co stary system dziś robi, oba rachunki na trzy lata i kolejność przełączania, z rekomendacją, czy przepisywać i od którego procesu zacząć.