API to interfejs programistyczny: uzgodniony sposób, w jaki jeden system udostępnia dane drugiemu bez udziału człowieka. Warstwa API to jedno miejsce, przez które systemy firmy rozmawiają ze sobą. Każdy system łączy się raz, z warstwą, a ona wie, skąd wziąć dane o kliencie, dokąd wysłać zamówienie i co zrobić, gdy któryś system nie odpowiada.
Łączymy systemy, które już działają. ERP, CRM, system branżowy, sklep internetowy, program magazynowy: każdy ma jakąś drogę wymiany danych, gotowy interfejs producenta, eksport plików albo dostęp do bazy danych. Sprawdzamy, którą drogę system udostępnia i na jakich warunkach, i tę drogę podłączamy do warstwy. Systemu nie wymieniamy, chyba że analiza pokaże, że to on hamuje proces. Arkusze traktujemy jak system: jeśli dział pracuje w arkuszu, warstwa zasila go danymi i odbiera wyniki, dopóki firma nie zdecyduje o jego zastąpieniu.
W niektórych sektorach sposób wymiany danych jest ustalony z góry. W telekomunikacji jest to TM Forum, branżowy standard współpracy między operatorami. Jeśli Twoja branża ma taki standard, warstwa API mówi jego językiem, a Twoje systemy wewnętrzne nie muszą go znać.
Powstają trzy rzeczy. Interfejsy: uzgodnione wejścia i wyjścia dla każdego systemu, sprawdzone na danych z Twojej firmy. Dokumentacja: opis każdej wymiany, jakie dane, skąd, dokąd, jak często i kto za nie odpowiada, w formie, którą przeczyta kolejny wykonawca. Monitorowanie wymian: podgląd, które wymiany przeszły, które się zatrzymały i dlaczego, z powiadomieniem do wskazanej osoby.