Przejęcie utrzymania

Przejęcie utrzymania to opieka nad systemem, którego nasz zespół nie budował, dlatego przed stałą umową robimy przegląd: musimy wiedzieć, co przejmujemy. Opieka nad systemem, który zbudował nasz zespół, to zakres „Utrzymanie i rozwój” w usłudze „Systemy i integracje”.

Co sprawdzamy przed przejęciem

Kod: czy firma ma pełny kod źródłowy w repozytorium, czyli miejscu z historią zmian, i czy da się z niego zbudować to, co pracuje na serwerze. Dostępy: kto ma konta administracyjne do serwerów, bazy danych i domeny, i które należą do osób, których już nie ma. Dokumentację: czy jest i czy zgadza się z tym, co system robi. Licencje: na jakich warunkach firma korzysta z bazy danych i bibliotek, czyli gotowych elementów kodu, i czy opłaty są bieżące. Kopie zapasowe: czy powstają, gdzie leżą i kiedy ktoś ostatnio odtworzył z nich system. Składniki bez wsparcia: które elementy, choćby baza danych, nie dostają już poprawek od producenta.

Okres wspólny albo przejęcie bez poprzednika

Jeśli poprzedni wykonawca jest dostępny, uzgadniamy okres wspólny: on obsługuje zgłoszenia, my obserwujemy i pytamy, potem role się odwracają. Okres kończy protokół przekazania: co dostaliśmy i czego nie ma. Bez poprzednika przejmujemy system z tego, co zostało: kodu na serwerze, dzienników pracy i rozmów z działem. Pierwsze tygodnie idą na czytanie systemu; zmiany wprowadzamy, gdy wiemy, co uruchamiają.

Spis braków i pierwsze porządki

Każdy brak z przeglądu trafia do spisu z zapisem, co grozi firmie, i trzema drogami: odtworzyć, zastąpić albo świadomie zostawić. Wybierasz Ty, z naszą wyceną każdej drogi. Z decyzji powstaje plan pierwszych porządków w tej kolejności:

• własne konta administracyjne i odebranie dostępów osobom spoza firmy,
• kopia zapasowa z próbą odtworzenia systemu,
• kod w repozytorium na koncie firmy,
• środowisko testowe, czyli kopia systemu do sprawdzania zmian,
• aktualizacja składników bez wsparcia.

Na końcu spisujemy, co system robi dziś, i tym zastępujemy starą dokumentację.

Potem stała opieka

Zgłoszenia z działu idą do jednego rejestru: błąd to odstępstwo od tego, jak system pracował w dniu przejęcia, zmiana to nowa funkcja, a o jej kolejności decydujesz Ty. Zmiany wchodzą w wydaniach, czyli paczkach sprawdzonych na środowisku testowym, z opisem i sposobem cofnięcia. Monitorowanie, czyli podgląd pracy systemu, powiadamia wskazane osoby, gdy system przestaje odpowiadać. Oddanie systemu Twoim pracownikom, gdy zechcesz prowadzić go sam, to osobny zakres: transfer wiedzy.

Gdy kod nie należy do firmy

Bywa, że umowa z poprzednim wykonawcą nie przeniosła na firmę praw do kodu albo system jest jego produktem z licencją bez prawa do zmian. Wtedy umowę czyta nasze zaplecze prawne; opinię prawną wydaje kancelaria. Wyjścia: wykup praw albo licencji na zmiany, opieka ograniczona do danych, konfiguracji i serwerów, albo plan zastąpienia systemu. Bez uregulowania praw nie zmieniamy kodu.