公司用了多年的系統，支撐着正在運作的流程：銷售、結算、客戶個案。系統沒有一天可以關掉，預算中也沒有一項說明再維護一年要花多少。授權費在一行，人手編制在另一行，系統周邊的人手工作則哪一行都沒有。因此，重寫的決定通常要等系統自己逼出來：開發商終止支援，或唯一懂得程式碼的人離職。這個決定其實可以更早作出。
舊系統的全年成本由甚麼組成
再維護一年的帳單有五個組成部分。
- 授權與基礎設施。 軟件、伺服器或雲端的費用，開發商的支援，以及開發商已不再發展的版本的合約。
- 熟悉系統的人。 系統管理員、程式員，以及唯一能解釋系統為何這樣運作的員工所花的時間。
- 繞道做法與系統周邊的人手工作。 有人在試算表中核對兩個系統之間的數據，有人以人手拼湊報告，有人把電郵中的個案抄寫進系統。每一項單獨看都很小，所以不會出現在任何匯總表中。
- 無法實現的改變的成本。 新的銷售渠道、新的價目表、與合作夥伴系統的連接：如果舊系統接收不了，公司就要以人手處理來付出代價，或放棄收入。這一項通常不在任何帳目中。
- 熟悉系統的人離職的風險。 如果系統實際運作所依據的規則只存在於程式碼和一個人的腦海中，這個人一旦離開，維護就會變成調查。成本：重建這些知識所需的時間，乘以今年需要這樣做的機率。
如何把兩筆帳並列比較
全年成本只是起點，比較要放在幾年內才有意義：重寫是一次性開支，維護費則年年都有。合理的比較期是三年；期限再長，有關價格和人手的假設就不再可信。
第一筆帳：五個組成部分的總和乘以三，再按已預知的事件（支援終止、授權費上調、人員離職）作調整。第二筆帳：重寫的成本、新舊系統並行運作的期間（期間您要為兩套系統付費），以及新系統在餘下年份的維護費：團隊、基礎設施、授權。
未知的項目以區間填入，兩個情境都計算。區間兩端得出同一結果，就足以作出決定。結果取決於假設時，就顯示簽署報價前應先量度哪一項。
該重寫的三個信號，以及暫時不必的兩個信號
以下情況是時候重寫：
- 市場或法規要求的改變，在舊系統中無法實現，或成本相當於一個新模組。第四個組成部分因此浮現。
- 系統運作規則的知識集中在一兩個人身上，而文件描述的是多年前的版本。第五個組成部分這時就有了實際日期。
- 系統周邊的人手工作逐年增加：多一份試算表，多一個負責核對數據的職位。公司其實已經在為新系統付錢，只是以人手編制的形式支付。
以下情況暫時不必：
- 問題只在一個模組，或一個與其他系統的連接，而核心系統無須繞道就能支援流程。更換一個部件的成本只是重寫的一小部分，也為其餘部分爭取時間。
- 公司計劃在一年內改變流程本身：合併、新的銷售模式、重組。重寫後的系統只會重現一個很快就不再存在的流程。先處理流程，再處理系統。
如何在不中斷流程的情況下重寫
銷售、結算和個案處理在整個項目期間都要照常進行，而切換的時間窗口即使存在，也很短。
新系統在舊系統旁邊建立，由第一天起就使用實時數據，初期只作讀取：它看到與舊系統相同的資料，並顯示計算結果是否一致。在任何工作依賴新系統之前，差異已經浮現。
切換按流程逐一進行：先切換出錯成本最低、問題最快顯現的流程，例如報告，然後是個案處理，最後是結算。每個流程都有切換日期、負責決定的人，以及在第一星期發現錯誤時退回舊系統的方法。一次過全部切換，就沒有這條退路。
向熟悉舊系統的人接收知識，要在寫下第一行程式碼之前開始。程式和人腦中的規則，要整理成一份個案清單：系統如何處理更正發票、沒有客戶編號的個案、以其他貨幣支付的款項。這份清單之後就是新系統的測試集，也證明新系統沒有遺漏任何東西。我們團隊的成員曾參與已在運作的系統的工作：重建基礎設施監控系統以提升可擴展性（以應付不斷擴大的網絡），以及把工作流程系統遷移到雲端。他們亦曾建構ERP系統（涵蓋公司財務與營運），並實現債務追收自動化。
應向承辦商要求甚麼
在開始比較價錢之前，報價應說明五件事。
- 範圍。 新系統接手哪些流程，哪些留在舊系統或取消，並由您一方指定一人確認清單完整。
- 階段次序。 哪個流程最先切換、原因為何，每個階段完成後有甚麼已準備就緒、可以開始使用。
- 數據如何處理。 新系統從哪裏取得數據，新舊系統並行多久，由誰核對差異，以及新系統不轉移的歷史數據如何處理。
- 知識接收。 承辦商一方由誰與熟悉舊系統的人溝通，規則清單何時、以甚麼形式完成。
- 上線後由誰維護。 具體人員、回應時間、每年成本，以及如您決定接手維護，系統如何移交給您的團隊。缺少這一項，第二筆帳就會被低估。
第一步是分析：列出舊系統現時負責的所有工作，計算兩筆三年的帳，並定出切換次序，同時建議是否重寫、從哪個流程開始。