系統診斷與檢視

我們描述您的系統目前做甚麼、哪裏拖慢工作、哪些部分可以善用，最後提出附工作範圍的建議，作為您決定是否實施的依據。

與我們討論您的項目查看範圍

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客戶找我們時的情況

新系統要取代一套從未有人記錄的舊系統
部門抱怨現有系統，想換一套新的。沒有人寫下現有系統做甚麼、哪些功能仍在使用、裏面存放了哪些數據。沒有人知道新系統要接手甚麼，也不知道更換時公司會失去甚麼。
系統的知識隨一個人離開了
系統由一位資訊科技人員或一家外判公司設定，而對方已不再接聽電話。管理員密碼、設定，以及系統之間如何傳遞數據，只存在某人的腦海裏，甚至無處可查。每次改動都令人擔心某些功能會停止運作，所以沒有人改動任何東西。
軟件越來越多，卻沒有清單
公司每遇到新問題就買一套軟件：倉庫管理、開發票、處理工單。其中兩套做同一件事，第三套公司仍在付費，卻沒有人打開。沒有人掌握一份清單，列明公司擁有甚麼、每年付多少錢、誰負責甚麼。

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我們的工作

檢視從流程開始。我們坐在負責流程的同事旁邊，觀察每個步驟從哪裏開始、在哪個軟件結束，以及同一份數據被人手輸入了多少次。每個工作停下來等待的位置，我們都連同原因記錄下來：系統設定、缺少連接、缺少功能，或是任何系統都無法解決的工作方式。
然後我們深入每套系統。我們記錄系統版本、負責維護的人，以及授權費用，即使用軟件的權利所需的費用。我們確定客戶、訂單和結算數據存放在哪裏，哪套系統是這些數據的來源，以及哪些相同數據同時存放在兩個地方。我們檢查整合，即系統之間自動交換數據的連接，並列出那些沒有連接、而是由人手拿著試算表完成的數據交換。
我們也檢查管理層很少問及的事項。管理員權限，即對系統的完全控制權：誰擁有，此人是否仍在公司任職。備份，即在故障時保存數據的副本：是否存在，是否有人曾經從中還原過數據。系統版本：是否仍獲製造商支援。與供應商的合約：對改動以及合約終止後的數據有何規定。定制軟件的原始碼，即程式的文本，沒有它，除作者以外沒有人能作出修改：公司是否持有。
檢視的成果是一份現況描述，分為三張清單：哪些運作正常並保留、哪些拖慢工作及其原因、哪些無需新系統即可善用。我們據此撰寫附工作範圍的建議：一條路徑和一份按次序排列的工作清單，即使這條路徑只是更改設定或工作方式。實施時間表屬另一個範圍：分步實施計劃。

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您會得到甚麼

- 系統清單：每套系統的用途、使用者、維護者、合約條款及每年費用。
- 數據與連接圖：哪套系統是客戶、訂單和結算數據的來源，以及系統之間哪些數據交換經由人手完成。
- 分為三張清單的現況描述：哪些運作正常、哪些拖慢工作及原因、哪些可以善用。
- 無論之後走哪條路都應立即處理的事項清單：未受控制的權限、從未驗證的備份、已失去製造商支援的版本。
- 附工作範圍的建議：一條路徑和一份按次序排列的工作清單，可作為實施報價的基礎，不論由我們還是其他承辦商負責。

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工作如何進行

1. 我們確定範圍、時間和價格。免費初步會談後，您會收到檢視範圍：涵蓋哪些流程、哪些系統，以及需要您的同事投入多少時間。我們先簽署保密協議（NDA），之後才要求存取權限。成果：檢視開始前已確定的範圍、時間和價格。
2. 我們了解流程和系統。我們與負責流程的同事面談，取得系統的唯讀存取權限，並閱讀與供應商的合約。成果：系統清單以及數據與連接圖。
3. 我們評估哪些可以善用。對每個導致停頓的原因，我們確定能否在您現有的系統內消除。成果：現況描述和應立即處理的事項清單。
4. 我們提交建議。我們與您和管理層一起討論，所有文件留在您的公司。如您委託我們實施，檢視費用可在實施費用中抵扣。成果：附工作範圍的建議，作為您決定是否實施的依據。

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團隊經驗

團隊成員曾在一家銀行業客戶的集團旗下多家公司部署並統一JIRA，一套處理工單和任務的工具。團隊亦曾為一家互聯網服務供應商重建一套運作中的基礎設施監控系統，使其能應付更大的規模。

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管理層應向檢視承辦商提出的問題

1. 檢視承辦商是否同時出售實施服務？對他們來說，「甚麼都不建」是否一個可能的建議？
2. 承辦商需要存取哪些系統？唯讀權限是否足夠？檢視結束後如何處理數據？
3. 最後我們會具體得到甚麼？管理層能否在沒有資訊科技部門解說的情況下讀懂？
4. 檢視會佔用我們同事多少時間？承辦商是否願意與負責流程的同事面談？
5. 檢視價格是否固定並在開始前已知？如果我們委託實施，這筆費用如何處理？
6. 如果實施交由其他承辦商負責，對方能否使用這份現況描述？
這項檢視是我們每個項目的起點分析：首次會談後您就知道範圍和價格，檢視完成後您會得到現況描述和建議，用於決定是否實施。

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