系统诊断与评估

说明您的系统目前在做什么、哪些环节拖慢工作、哪些可以继续利用，并以一份附带范围的建议收尾，作为您做实施决策的依据。

与我们探讨您的项目查看范围

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客户找到我们时的情况

新系统要取代一套从未被描述过的旧系统
某个部门对系统不满，想换一套新的。没有人记录过现有系统在做什么、哪些功能在用、里面存着哪些数据。新系统要接管什么、更换时公司会失去什么，都不清楚。
关于系统的知识随一个人离开了
系统由一位IT人员或一家外部公司配置，而这家公司已经不接电话了。管理员密码、配置以及系统之间传递数据的方式，要么在某个人的脑子里，要么根本没有记录。每次改动都让人担心有东西会停止运行，于是谁也不去改动任何东西。
软件越买越多，却没有清单
公司每遇到一个新问题就买一个软件：仓储、开票、工单。其中两个功能重复，第三个一直在付费，却没人打开。没有人掌握一份完整清单：公司有哪些软件、为此花多少钱、谁负责什么。

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我们的工作

评估从流程开始。我们坐在负责流程的人员旁边，观察每一步从哪里开始、在哪个软件里结束、同样的数据被人工录入了多少次。凡是工作停下来等待的地方，我们都记录下原因：系统配置、缺少连接、缺少功能，或是任何系统都无法解决的工作方式问题。
然后我们深入查看每个系统内部。我们记录它的版本、负责维护的人员，以及许可费用，也就是软件使用权的费用。我们确认客户、订单和结算数据存放在哪里，哪个系统是这些数据的源头，哪些数据同时存放在两个地方。我们检查集成，也就是系统之间自动交换数据的连接，并列出那些本应由连接完成、实际却靠人和电子表格完成的数据交换。
我们也检查管理层很少过问的事项。管理员权限，也就是对系统的完全控制权：谁拥有，此人是否仍在公司任职。备份，也就是为防故障而保存的数据副本：是否存在，是否有人真正从中恢复过数据。系统版本：是否仍有厂商支持。与供应商的合同：对变更以及合同终止后的数据有何约定。定制开发软件的源代码，也就是程序的文本，没有它，除作者外任何人都无法修改程序：公司是否掌握。
评估最终形成一份现状说明，分为三份清单：哪些运行良好并保留，哪些拖慢工作及其原因，哪些无需新系统即可利用。在此基础上，我们撰写附带范围的建议：一条路径，加上按顺序排列的工作清单，即使这条路径只是调整配置或工作方式。实施时间表属于另一项范围：分步实施计划。

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您将获得什么

- 系统清单：每个系统的用途、使用者、维护者、合同条件和年度费用。
- 数据与连接图：哪个系统是客户、订单和结算数据的源头，系统之间哪些数据交换要经人工完成。
- 分为三份清单的现状说明：哪些运行良好，哪些拖慢工作及原因，哪些可以利用。
- 无论后续走哪条路都应立即处理的事项清单：不受控制的访问权限、从未验证过的备份、已无厂商支持的版本。
- 附带范围的建议：一条路径和按顺序排列的工作清单，可作为实施报价的依据，无论由我们还是其他服务商实施。

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工作如何进行

1. 确定范围、期限和价格。免费沟通之后，您会收到评估范围：涉及哪些流程、哪些系统，需要您的人员投入多少时间。我们签署保密协议（NDA），之后才申请访问权限。成果：评估启动前，范围、期限和价格均已固定。
2. 查看流程和系统。我们与负责流程的人员交谈，仅以只读方式访问系统，并阅读与供应商签订的合同。成果：系统清单以及数据与连接图。
3. 评估哪些可以利用。针对每个造成停滞的原因，我们确定能否在您现有的系统中消除。成果：现状说明和需立即处理的事项清单。
4. 交付建议。我们与您和管理层一起讨论建议，相关文件留存在贵公司。如果您委托我们实施，评估费用将计入实施费用。成果：附带范围的建议，作为您做实施决策的依据。

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团队经验

团队成员曾在一家银行业客户的集团各公司中实施并统一JIRA，这是一款用于管理工单和任务的工具。团队还曾为一家互联网服务提供商改造正在运行的基础设施监控系统，使其能够承载更大的规模。

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管理层应向评估承包商提出的问题

1. 评估服务商是否同时销售实施服务？在他那里，“什么都不建”能否成为建议结论？
2. 服务商需要访问哪些系统？只读权限是否足够？评估结束后如何处理数据？
3. 最后我们到底会拿到什么？管理层不靠IT部门“翻译”能否读懂？
4. 评估会占用我们员工多少时间？服务商是否愿意与负责流程的人员交谈？
5. 评估价格是否固定并在启动前明确？如果我们委托实施，这笔费用如何处理？
6. 如果实施交给其他服务商，对方能否使用这份现状说明？
这项评估是我们每个项目的起点：第一次沟通后您就知道范围和价格，评估结束后您将拿到现状说明和用于实施决策的建议。

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