管理分析與報告

管理層報告按與您議定的定義，直接從公司系統計算，出現偏差時發出警報，每個數字都有指定負責人。

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客戶找我們時的情況

同一份報告有兩個版本
財務總監在管理層會議上帶來產品毛利報告。銷售總監帶來自己的版本，同一毛利用了另一種算法。數字不同，因為一人扣除了物流成本，另一人沒有。會議變成爭論哪個版本才正確，決定拖到下個月。
報告完成時已經太遲
客戶欠款由會計部在月結後計算。報告送到管理層之前，銷售人員已再接下同一客戶的訂單，因為銷售系統看不到未付發票。月初出現的偏差，管理層幾星期後才看到。
交易對手評估取決於誰認識對方
信貸額度或接受大額交易的決定，依靠的是銷售人員的記憶和會計部來得及查核的資料。付款紀錄、過往訂單規模和爭議都在系統內，但沒有人在決定前把它們整合成一個評估。熟悉該交易對手的人離職，相關知識也隨之流失。

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我們的工作

指標是描述公司某一事項狀況的單一數字：訂單毛利、客戶逾期天數、準時交貨比例。我們與管理層議定每個指標的定義：毛利包括哪些項目、付款由哪一天起算作逾期、交易對手風險由哪些資料組成。每個定義都註明數字來自哪個系統，以及公司內由誰負責。最後形成一份指標字典，在我們建構第一份報告前由管理層批准。
儀表板是一個以系統即時數據顯示指標的畫面，無需有人拼湊報告。我們以會計、銷售和行業系統的數據，為管理層和部門主管建構儀表板。儀表板上每個數字都可追溯至其來源記錄：由欠款總額到發票清單，由毛利到訂單。把多個系統的數據匯集一處並檢查其質素，屬另一服務範圍；這裏我們確定如何按字典以現有數據計算每個指標。
警報是當指標超出與管理層議定的門檻時，發送給指定人員的通知，例如訂單毛利跌至設定水平以下，或客戶欠款超出限額。通知會附上觸發警報的數據。
交易對手或交易的風險評估，我們以公司已有的數據計算：付款紀錄、訂單規模和頻率、爭議和投訴。評估規則與管理層議定並寫成文件。如數據許可，我們會加入統計模型：一個根據過往類似交易結果計算評分的程式。評分會顯示在作出決定的系統內，例如接收訂單時，並說明受哪些因素影響。決定由人作出。由AI代理接手整個個案環節，屬另一服務範圍。

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您會得到甚麼

- 指標字典：每個數字的名稱、計算方法、來源系統、負責人及更新頻率，經管理層批准。
- 供管理層和部門主管使用的儀表板，自動從系統取得數據，每個數字都可追溯至來源記錄。
- 警報：門檻清單及接收通知的人員，另設日誌，可查看警報何時觸發、由誰處理。
- 交易對手或交易風險評估，附規則說明及所用數據，顯示於作出決定的地方。
- 修改指標定義和新增報告的操作指引，讓日後的報告無需承辦商參與。

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工作如何進行

1. 我們整理現有報告。取最近一份管理層報告及其所用試算表，為每個數字記下來源和計算者。成果：指標清單，列明現有來源、部門之間的差異和人手步驟。
2. 我們與管理層議定定義。在工作坊上，每個指標獲得一個定義、一個來源和一位負責人。成果：在建構前經管理層批准的指標字典。
3. 我們建構儀表板、警報和風險評估。連接系統，按字典計算指標，並與最近一份人手報告比較，逐項解釋差異。成果：顯示議定數字的儀表板，以及按管理層門檻啟用的警報。
4. 我們移交責任。在議定期間內，人手報告與儀表板並行；我們教導負責字典的人員如何作出修改，並交付操作指引。成果：人手報告停用，定義和儀表板由您的同事管理。

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團隊經驗

團隊成員曾為一家製造與貿易業客戶建構企業管理系統（ERP），包括貨櫃貿易的風險分析。他們亦為一家金融業客戶建構內置AI助理的市場分析平台。

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管理層應向報告系統承辦商提出的問題

1. 每個指標的定義記錄在哪裏，我們這邊由誰批准？
2. 儀表板的每個數字從哪裏取得，能否由每個數字追溯至其來源記錄？
3. 我們更換銷售或會計系統時，報告會怎樣？
4. 誰會收到偏差警報，我們如何判斷沒有警報是代表沒有偏差，還是數據輸入已經停止？
5. 交易對手風險評估以哪些數據計算，作決定的人能否看到評分受甚麼影響？
6. 上線後誰可以修改指標定義，每次修改是否都會連同日期和簽署記錄下來？
7. 新增報告是否需要承辦商，還是我們的同事可按操作指引自行完成？
哪些指標現時已可從您的系統計算、哪些需要先修改數據，會在我們首先進行的分析中得出。